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Text File  |  1993-05-09  |  14.8 KB  |  255 lines
  1. Tutorial TopicsThis first set of topics (up to Ending the Programme)
  2.  explains concepts to give you an understanding of how WJS works. The
  3.  topics from File on down through Preferences & Help give you information
  4.  on how to use a specific item on WJS's menus.
  5.  
  6. Adding new jobsNew jobs are added on the Jobs/General Information screen.
  7.  Near the bottom of the screen you will see reminders for the available
  8.  function keys, including Ins and Del. Press the |Insert| key (often labelled
  9.  |Ins|) to add new jobs. Press the |Delete| key (often labelled |Del|) to
  10.  permanently remove jobs from the file.~~|NOTES|~~There is no way to retrieve
  11.  a job that has been deleted (which means simply that you would have to
  12.  re-enter it).
  13.  
  14. Ending the programme (return to DOS)When you are finished using WJS and want
  15.  to end the programme just select the E|x|it option under the |F|ile menu.
  16.  If all menus are closed, just press |Fx|, or you can highlight the File
  17.  menu then use the down arrow to highlight Exit then press ─┘Enter.
  18.  
  19. Function keysNear the bottom of the screen you will see function keys
  20.  and their definitions (which change from screen to screen). The definition
  21.  of the keys is the same as the Timerberline estimating package, which some
  22.  contractors may be using. Where possible, WVH also accepts other typical
  23.  function keys (such as Esc for exiting a screen in addition to the
  24.  Timberline F2-key).
  25.  
  26. How to number jobsWJS enforces a specific type of numbering system to help
  27.  keep things organized without much complexity. The numbering format is
  28.  |AYY###| where |A| is a letter A-Z, |YY| is the year, and |###| is the job
  29.  number.~~Your jobs will have a letter (A-Z) followed by the last two digits
  30.  of the year (e.g., "92") and a three digit code (000 through 999). This
  31.  allows you to have 26 different categories, departments, or any other type of
  32.  grouping you want using the letters A through Z, and have up to one thousand
  33.  jobs (000-999) per letter.~~WJS will suggest the next available job number
  34.  whenever you add a new job.
  35.  
  36. How to print the documentationThere are four documentation files which came
  37.  with your copy of WJS:~~1. |READ.ME| ── Things to know before using WJS and
  38.  tips to help get you started~2. |WJS.TXT| ── ASCII text file of the shareware
  39.  manual (which differs from the more in-depth printed manual)~3. |WJS.WP| ──
  40.  WordPerfect 5 file of the shareware manual~4. |ORDER.FRM| ── A blank invoice
  41.  for ordering all of my software (an invoice & registration form is included
  42.  in the WJS.TXT and WJS.WP files).~~Go to the DOS prompt and change to your
  43.  WVH directory (e.g., "cd \wvh").  Now, to |display| one of the ASCII
  44.  files:~~|| Type "|LIST filename|" - If you have LIST in your computer you
  45.  will see the file appear almost instantly~~|| If you don't have LIST (the
  46.  computer said 'bad command or file name') then use "|MORE < filename|"~~To
  47.  |print| a file enter "|TYPE filename > PRN|"~~If you have WordPerfect just
  48.  load WJS.WP. You will see instructions in a comment inside the file.
  49.  
  50. How to registerIt's easy to get the latest Registered Edition of WJS.~~ |1.|
  51.  Enter "TYPE ORDER.FRM > PRN" at the DOS prompt (without the quotation marks)
  52.  to print the order form.~~|2.| Fill in and send it with payment to 28
  53.  Mulberry Street, Clinton, NY USA 13323-1506. Your Registered Edition disk
  54.  with automated installation will arrive in 1-4 weeks.
  55.  
  56. Menu UsageThe menu you see near the top of your screen is my informal
  57.  understanding of an SAA- or CUA-compliant menu. It is the same type of
  58.  menu you will find in Windows, Gem, QuickBASIC, and "Mac"
  59.  computers.~~WJS's menu, which is on the second line of your screen, is
  60.  two-dimensional: there are |menu headings| horizontally and under each
  61.  of these are the actual |menu items|. There are two ways to choose a
  62.  menu item:~~1. Use the right, left, up, and down arrows to highlight
  63.  the item you want then press |─┘Enter|, or~~2. Press the highlighted
  64.  letter of the menu item~~For example, you can press |F| then |x| to
  65.  exit WJS, or highlight |File| then press the down arrow and highlight
  66.  |Exit| then press |─┘Enter|.~~|NOTES|~~To pull-down (|open|) a menu just
  67.  highlight it then press |─┘Enter| or the |down-arrow| key.~~To |close|
  68.  a menu just press the |Esc| key. It is not necessary to close a menu.
  69.  You can use the right/left arrows with the menus opened to browse all
  70.  of the options. Usually the only reason to close a menu is so you can
  71.  use the letters instead of arrows (e.g., if you had the File menu open
  72.  and wanted to use the Help Index you could press Esc to close the File
  73.  menu then press |H|-|I| to jump to the Help Index).
  74.  
  75. Status LineAt the bottom of your screen is a line in reverse video
  76.  (black on white) which gives you the statistics of your system. It
  77.  looks like this:~~|##,### jobs│###,### lines │ 01-01-1980|~~ From left
  78.  to right the items are:~
  79.  1. Total unique job numbers on file~
  80.  2. Total number of lines of data~
  81.  3. To-day's date (so far as the computer knows)
  82.  
  83. FileThis menu works with your data files.  There are functions to make
  84.  back-up copies to floppy disk, restore copies from floppy disk, format
  85.  floppy disks, and exit (end) the programme.
  86.  
  87. Year-end Close-outUse this function to clear old data from the file. If a
  88.  previous JOBS.BAK file exists it will be erased, then the job file will be
  89.  copied to JOBS.BAK. This is a safety measure but it does not give you very
  90.  much protection. It is always best to make a floppy disk (or tape) copy of
  91.  your data before closing-out previous years' data.~~|NOTES|~~The
  92.  year-to-date summary will remain on file for the Summary report ── only the
  93.  detail will be erased.
  94.  
  95. Rebuild indicesNow and then you may experience a power outage or some
  96.  other mishap that causes your information to look strange or vanish (!).
  97.  WJS uses index files for faster access to data, and it is these indices
  98.  that can be damaged. So if things aren't right try this option and
  99.  your data will probably re-appear in the proper sequence. This function
  100.  also serves to re-calculate year-to-date figures.
  101.  
  102. Back-upMakes a back-up copy of your data files. You must have a formatted
  103.  floppy disk ready. You can use the same back-up disk over and over again (the
  104.  new copy will over-write the old one), but it may be a good idea to alternate
  105.  at least three back-up copies.~~|NOTES|~~Use a rotating back-up scheme with
  106.  at least three sets of disks or tapes.~~When the work you've done since your
  107.  last back-up becomes too much to lose, it's time to make another
  108.  back-up.~~See Preferences Back-up for information on selecting a back-up
  109.  method. Using compression software for back-ups requires more memory than
  110.  DOS. |Use Help/About| to see your free memory.~~|| ARJ 2.30 needs at least
  111.  |242k| free while WVH is running~~|| LHARC 2.13 needs at least |189k|
  112.  free~~|| PKZip 1.1 needs at least |119k| free
  113.  
  114. RestoreUse this to recover your data files from a back-up copy ── this is
  115.  the opposite of the Back-up function ── if data files become damaged or are
  116.  accidentally erased.~~|CAUTION|~~Restoring data files |replaces| the existing
  117.  files with the ones on the back-up disk.~~If you want to restore only |some|
  118.  of the files and not others ── say you want to restore the year-to-date
  119.  file but not the jobs files ── do so manually from the DOS prompt.
  120.  
  121. Format FloppiesBefore you use a floppy disk it must be formatted. When you
  122.  select this option a search for the file WFF.EXE is made.  If found, What
  123.  Floppy Format? is run; otherwise, you will be asked for the drive and type of
  124.  disk you wish to format.~~|CAUTION|~~Formatting completely erases any
  125.  information which may be on a disk.~~|NOTES|~~Your DOS |path| must point to
  126.  |format.com| (which is probably in your DOS directory). If it does not you
  127.  will see 'Bad command or file name' flash on your screen and disks will not be
  128.  formatted.
  129.  
  130. ExitEnd the program.
  131.  
  132. JobsThis is the data entry menu.  Use it to enter new jobs or change
  133.  information about jobs already on file.
  134.  
  135. General InfoThis screen is where you enter job numbers, descriptions, bid
  136.  status, bid amount, and bid date information.  New jobs can only added on this
  137.  screen.~~|NOTES|~~Check the Preferences/Fiscal Year screen for settings which
  138.  affect automatic job numbering.
  139.  
  140. Costs & EstimatesUse this screen to enter the figures needed by the bonding
  141.  company on the Work On-hand Report.  You can only enter figures for jobs which
  142.  have been entered on the General Info screen.
  143.  
  144. ReportsThis menu lets you display or print the information on file.  You will
  145.  be asked if you want the report to go to the screen, a printer, or a disk
  146.  file.
  147.  
  148. Daily ActivityPrints a summary of statistics on one page.
  149.  
  150. Job StatusThis report will list all jobs on file with a particular status. A
  151.  menu of status settings will be shown from which you may select any or all.
  152.  Just press the |space bar| to toggle inclusion of the highlighted status.
  153.  
  154. SummaryPrints a year-to-date summary of statistics on one page.
  155.  
  156. Work On HandThis is the report used for bonding companies.  It includes only
  157.  those jobs with status |Y| (yes).  The figures for this report are entered on
  158.  the Costs & Estimates data entry screen.
  159.  
  160. PreferencesThis menu establishes operating guidelines for WJS.
  161.  
  162. Fiscal YearPref_FYThis screen lets you set your fiscal year & preferred job
  163.  letter. Fiscal year settings determine the range of months used on reports.
  164.  The default job letter setting determines the automatically generated job
  165.  codes when you press Insert on the Jobs/General Information
  166.  screen.~~|EXAMPLES|~~|√| If your fiscal year begins in April your 1992 fiscal
  167.  year would be from 4/1/92 to 3/31/93.~~|√| If your fiscal year begins in July
  168.  through December, WJS will assume that you will want the next calendar year
  169.  to be applied (for example, a December start date for your 1993 fiscal year
  170.  would be assumed to be 12/1/92 to 11/30/93).~~You can adjust the fiscal year
  171.  number on the second line so that 12/1/92 to 11/30/93 can be your 1992 fiscal
  172.  year if you prefer.
  173.  
  174. Operating choicesPref_OpsPreviously there had been seperate Back-up and
  175.  Country screens; now they have been merged into this one with new options
  176.  added.~~1. Back-up method determines whether or not compression software is
  177.  used for back-up copies~~2. Country determines your home country, zip code
  178.  format, etc.~~3. Directory format determines how files will be displayed.
  179.  
  180. Back-upPref_BackupPress the |F3| key to set this field ── a menu of choices
  181.  will appear from which you may highlight a choice & press |─┘Enter|~~Allows
  182.  you to set the method for backing-up your data files. Use DOS' COPY or ARJ,
  183.  LHArc, or PKZip compression software available which is in your DOS
  184.  path.~~Compression software will typically pack 2-10 times the data in the
  185.  same space so even a 360k floppy can hold megabytes of back-up
  186.  data.~~|NOTES|~~Using compression software requires more memory. Use
  187.  |Help/About| to see your free memory.~~|| ARJ 2.30 needs at least |300k|
  188.  free~|| LHARC 2.13 needs at least |189k| free~|| PKZip 1.1 needs at least
  189.  |119k| free~See also the File/Backup help for more information.
  190.  
  191. CountryPref_CountryPress the |F3| key to set this field ── a menu of
  192.  choices will appear from which you may highlight a choice & press
  193.  |─┘Enter|~~This option is not used by WJS at this time.
  194.  
  195. Directory FormatPref_DirFmtPress the |F3| key to set this field ── a menu
  196.  of choices will appear from which you may highlight a choice & press
  197.  |─┘Enter|.~~Lists of files can be displayed in one of three formats:~~1. DOS
  198.  file name first, followed by size, date, and description~~2. DOS file name
  199.  only~~3. Description followed by DOS file name, size, and date.~~Files are
  200.  organized alphabetically from left to right, so option #1 will sort the list
  201.  on the DOS file name whereas option #3 will sort the list according to the
  202.  description.~~WJS does not yet use this feature.
  203.  
  204. Beep On Errors?Pref_ErrSndPress the |F3| key to set this field ── a menu of
  205.  choices will appear from which you may highlight a choice & press
  206.  |─┘Enter|.~~You can specify whether you want WJS to be silent or use a tone
  207.  to alert you of errors. There are three sounds which can be used - tick,
  208.  squeak, and generic beep.
  209.  
  210. PrintersPref_PtrDefine the printer you will use, including fonts. Use the
  211.  up and down arrows to move between the fields, and press the |F3| key to open
  212.  a window of choices when you see |F3/List| displayed near the bottom of your
  213.  screen. For help with a particular field, position the cursor on the field
  214.  and press the |F10| key.
  215.  
  216. Printer PortPref_PtrPortThis is the "channel" WJS will use to access your
  217.  printer ── LPT1, LPT2, or LPT3. If you only have one printer it is probably
  218.  connected to LPT1.
  219.  
  220. Setting Printer ModelPref_PtrSetOn this line you define the printer you
  221.  will be using so that WJS knows how to control it properly. Many printers,
  222.  even different brands, use the same control codes. If your printer is not on
  223.  the list look in your manual to find a model it emulates. Dot matrix printers
  224.  are usually Epson or IBM compatible.~~To set this field:~~|1.| Press the |F3|
  225.  key or double-click with a mouse. A window of printer choices will "pop up"
  226.  on your screen.~~|2.| Use the up/down/PgUp/PgDn keys to highlight your choice
  227.  then press ─┘Enter.
  228.  
  229. Titles FontPref_TtlFontSelect the font you would like to use to print
  230.  report titles.~~To set this field:~~|1.| Press the |F3| key or double-click
  231.  with a mouse. A window of font choices will "pop up" on your screen.~~|2.|
  232.  Use the up/down/PgUp/PgDn keys to highlight your choice then press
  233.  ─┘Enter.~~|3.| If the font is scalable you will be asked to enter the size
  234.  of print you would like to use.~~|NOTES|~~Reports are printed in portrait
  235.  orientation. A soft font will have to end in .SFP to be used for report
  236.  titles.
  237.  
  238. Normal FontPref_NormFontSelect the font you would like to use to print the
  239.  body of reports.~~To set this field:~~|1.| Press the |F3| key or double-click
  240.  with a mouse. A window of font choices will "pop up" on your screen.~~|2.|
  241.  Use the up/down/PgUp/PgDn keys to highlight your choice then press
  242.  ─┘Enter.~~|3.| If the font is scalable you will be asked to enter the size
  243.  of print you would like to use.~~|NOTES|~~Reports are printed in portrait
  244.  orientation. A soft font will have to end in .SFP to be used for report
  245.  titles.
  246.  
  247. Lines per pagePref_LPPEnter the number of lines (maximum) you would like
  248.  printed on a page. Most printers have a total of 66 lines on an 11" long
  249.  sheet of paper except for lasers which have 60. You will probably have a top
  250.  margin, however, which will reduce the number of printable lines, and you
  251.  will probably want a bottom margin, too. For printers with 66 lines per page
  252.  a setting of 55 is good. For laser printers with 60 lines per page a setting
  253.  of 50 may be better.
  254.  
  255.